Privacy Policy

Your privacy at Hospidex

1. General

1.1. Dit is de algemene privacyverklaring van Hospidex NV, met maatschappelijke zetel te Grijpenlaan 23, 3300 Tienen en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0442.014.647, telefoonnummer: +32 (0)16 77 89 31, e-mail: info@hospidex.eu (“Hospidex“) and/or its affiliates under the Companies Act, (hereinafter together or separately “Hospidex Group“).

1.2. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle activiteiten van Hospidex Groep (bv. op de website https://www.hospidex.eu)(“Website“) unless another more specific privacy statement explicitly applies to it.

1.3. Hospidex Groep voorziet oplossingen in specifieke domeinen van de gezondheidszorg door de verdeling van medische hulpmiddelen en aanverwante gezondheidproducten. Deze oplossingen zijn zowel bedoeld voor eindgebruikers in de thuisomgeving, zoals patiënten en consumenten, als voor professionele gebruikers zoals ziekenhuizen, rust- en verzorgingstehuizen, farmaceutische ondernemingen en verdelers zoals medische speciaalzaken, distributiepartners, apothekers… In dit kader werkt Hospidex Groep met leveranciers, met distributiepartners, met klanten die optreden als handelstussenpersoon en met eindgebruikers.

1.4. Deze privacyverklaring wordt u elektronisch of op papier ter beschikking gesteld en is steeds te raadplegen onder de rubriek ‘Privacyverklaring’ op de Website.

1.5. Met deze privacyverklaring informeert Hospidex Groep u als betrokkene waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt door Hospidex Groep. Deze privacyverklaring kan op elk moment door Hospidex Groep worden gewijzigd. Raadpleeg deze daarom regelmatig. De gewijzigde privacyverklaring zal worden bekend gemaakt op de Website. Zij zal automatisch op de datum van publicatie op de Website van kracht worden, zoals onderaan op de privacyverklaring vermeld.

2. Legal framework

2.1. Hospidex Groep treedt op als de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens die zij verkrijgt wanneer u uw persoonsgegevens rechtstreeks of onrechtstreeks meedeelt aan Hospidex Groep of persoonsgegevens meedeelt die op iemand anders betrekking hebben (bv. via de Website, e-mail of persoonlijk contact) (“Persoonsgegevens”).

2.2. Deze privacyverklaring is onderworpen aan de regelgeving inzake de bescherming van Persoonsgegevens, zoals:
(i) de Wet van 30 juli 2018 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens;
(ii) de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming);
(iii) alle andere toepasselijke regelgeving betreffende de bescherming van het privéleven en de verwerking van persoonsgegevens
(samen of afzonderlijk de “Privacywetgeving”).

2.3. Deze privacyverklaring geldt in beginsel voor alle activiteiten van Hospidex Groep en dus bijvoorbeeld op alle pagina’s van de Website. Deze privacyverklaring is echter niet van toepassing op activiteiten van derden of op pagina’s van websites van derden waarnaar zou kunnen worden verwezen of van waaruit naar de Website wordt verwezen en waarop een andere privacyverklaring van toepassing kan zijn.

3. Legal grounds and applicability.

3.1. Hospidex Groep heeft de volgende rechtsgronden voor de verwerking van uw Persoonsgegevens:
(i) the agreement you have entered into with Hospidex Group;
(ii) the free, specific, informed and unambiguous consent given by you to Hospidex Group, its partners (e.g., subcontractors or contractors) to process the Personal Data. This consent may be given by any means, such as, but not limited to: by letter, email, online or offline consent form, link or subscription, or verbally;
(iii) a legal obligation and/or
(iv) a legitimate interest of Hospidex Group.

3.2. Deze privacyverklaring is niet noodzakelijk van toepassing op diensten, activiteiten of producten van derden (m.i.v. websites of applicaties waarnaar via (zelfs toegestane) hyperlinks op onze website wordt verwezen) waarnaar zou kunnen worden verwezen en waarop een andere privacyverklaring van toepassing kan zijn.

4. Purpose

4.1 Hospidex Group processes Personal Data in accordance with the provisions of the Privacy Law and this Privacy Statement, for the purpose of:
(i) performing its respective activities, as defined in Article 1.2 (including entering into and executing agreements for this purpose);
(ii) managing a (potential) contractual relationship with you and providing products or performing services under that (potential) relationship;
(iii) sending you information about (changes to) your purchased product;
(iv) sending sales invoices and other commercial documents;
(v) Providing optimal operation of the Website;
(vi) conducting direct marketing (similar or otherwise) about its activities, such as promotions, updates, specific promotions and services, newsletters, info brochures, emails, marketing materials and other information about Hospidex Group or the industry that may be of interest or useful;
(vii) creating a personal access (account) on the Website;
(viii) to understand your needs and preferences so that Hospidex Group can better tailor its offerings, products or practices accordingly;
(ix) statistical purposes;
(x) transmission to subcontractors and contractors for the performance of the foregoing;
(xi) compliance with applicable regulations.
(hereinafter collectively or individually the “Purpose“).

5. Personal data

5.1. Hospidex Groep kan Persoonsgegevens opvragen, verzamelen en verwerken die:
(i) nuttig kunnen zijn voor het Doel, zoals voornaam, familienaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer, IP-adres, professionele interesses en voorkeuren, andere informatie die aan Hospidex Groep wordt bezorgd en cookies;
(ii) verzameld is in het kader van de activiteiten van Hospidex Groep zoals bepaald in artikel 1.2.
5.2. Door registratie op de Website of andere websites of door mededeling hiervan aan Hospidex Groep, zijn de persoonsgegevens automatisch toegankelijk voor Hospidex Groep en zullen deze voor het Doel worden gebruikt.

 

6. Transfer to third parties

6.1. Hospidex Group may use subcontractors or partners to perform certain processing activities (e.g. hosting the website, other ICT purposes, etc…. Hospidex Group enters into a processing agreement with these third parties who may have access to Personal Data.

6.2. Hospidex Groep garandeert dat ze geen Persoonsgegevens doorgeeft aan andere derden dan onderling binnen de groep (zie definitie artikel 1.1) en deze die zijn vermeld in artikel 6.1, tenzij:
(i) it is under a legal obligation to transfer the Personal Data;
(ii) Hospidex Group has a legitimate interest in doing so.

6.3. De derden aan wie Hospidex Groep op basis van bovenstaande categorieën gerechtigd of verplicht is de Persoonsgegevens door te geven, kunnen zowel binnen als buiten de Europese Unie gevestigd zijn. De verstrekte Persoonsgegevens kunnen dus ook aan bedrijven of instanties in niet EU-landen verstrekt worden. Hospidex Groep is in het kader van de doorgifte van Persoonsgegevens niet verantwoordelijk en kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de verdere verwerking van de Persoonsgegevens door derden, anderen dan de verwerkers voor Hospidex Groep.

 

7. Statements and assurances

7.1 You warrant that you are authorized (on behalf of the data subject) to transfer his/her Personal Data to Hospidex Group, e.g., from you, your employees, your partners… You warrant that, to the extent necessary, you have obtained the necessary authorization for the transfer of Personal Data obtained above and that you will indemnify and hold Hospidex Group harmless from any claim (including for damages) in this regard.

7.2 By accepting this Privacy Statement, you warrant that the (Personal) Data you communicate is accurate and complete.

7.3 You are aware that any violation of this provision will be considered serious misconduct.

7.4 Communicating false identities, incomplete or inaccurate data, or data belonging to third parties that the visitor/user has not authorized, may result in the visitor/user being denied, temporarily or permanently, any access, in whole or in part, to the Website.

 

8. Processing time

Hospidex Group stores and may use the Personal Data in accordance with this Privacy Statement and the Privacy Law for as long as necessary to fulfill the Purpose and in any event for 10 years after your last agreement with Hospidex Group has come to an end. Thereafter, Hospidex Group will delete the Personal Data.

 

9. Rights

9.1. De Privacywetgeving verleent iedereen een aantal rechten met betrekking tot zijn / haar Persoonsgegevens. Iedereen heeft kosteloos het recht met betrekking tot de op hem / haar betrekking hebbende Persoonsgegevens:
(i) op inzage en kopie hiervan;
(ii) om verbetering hiervan indien hierin fouten zouden staan;
(iii) te laten wissen voor zover:
a. deze niet langer nodig zijn om het Doel te bereiken;
b. de toestemming wordt ingetrokken en er geen andere rechtsgrond is voor de verwerking van de Persoonsgegevens;
c. er bezwaar wordt gemaakt en er geen andere rechtsgrond is voor de verwerking van de Persoonsgegevens;
d. de Persoonsgegevens onregelmatig zijn verwerkt;
e. er een wettelijke verplichting is om de Persoonsgegevens te wissen;
(iv) om de verwerking Persoonsgegevens te laten beperken;
(v) om de Persoonsgegevens te laten overdragen aan een derde;
(vi) to object to the processing of your Personal Data, in particular in the context of direct marketing;
(vii) to withdraw the consent on the basis of which Hospidex Group is entitled to process them;
(viii) to file a complaint with the Data Protection Authority (“Privacy Commission” or “Privacy Commission”) if he / she believes that the processing of his / her Personal Data violates the Privacy Law.

9.2. Mits bewijs van identiteit (kopie voorkant identiteitskaart) kan u voor het uitoefenen van de bovenstaande rechten en voor verdere vragen een schriftelijke, gedateerde en ondertekende aanvraag richten per brief naar Hospidex NV, Grijpenlaan 23, 3300 Tienen of via e-mail naar info@hospidex.eu

9.3. De uitoefening van uw rechten zoals hierboven uiteengezet, is evenwel afhankelijk van de vereisten en voorwaarden zoals bepaald in de Privacywetgeving.

10. Storage and security

10.1. De Persoonsgegevens blijven bewaard bij Hospidex Groep of bij haar ICT-provider, gelokaliseerd in de EU.

10.2. Hospidex verbindt zich ertoe om naar best vermogen alle redelijke maatregelen te (laten) nemen (hebben genomen) om de bescherming van de Persoonsgegevens te waarborgen tegen verlies, vernietiging, wijziging of niet-toegelaten toegang via technische veiligheidsvoorschriften en een adequaat veiligheidsbeleid.

10.3. U erkent en aanvaardt dat het doorsturen en bewaren van Persoonsgegevens nooit zonder risico is en bijgevolg dat de schade die u of de betrokkene zou lijden door het onrechtmatig gebruik van Persoonsgegevens door derden nooit op Hospidex Groep kan worden verhaald.

10.4. Indien u zich ervan bewust bent dat er een gegevenslek heeft plaatsgevonden, dient u onverwijld en uiterlijk binnen 2 uur Hospidex NV hiervan in kennis te stellen via telefoon n° + 32 16 77 89 31 en /of e-mail naar info@hospidex.eu

 

11. Liability

11.1. Hospidex Groep kan enkel aansprakelijk gesteld worden voor schade voortvloeiende uit de verwerking van de Persoonsgegevens als gevolg van een fout of onzorgvuldigheid van Hospidex Groep. In geen geval kan Hospidex Groep aansprakelijk worden gesteld (i) in geval van overmacht, (ii) voor indirecte schade of gevolgschade, (iii) voor enige schade voortvloeiende uit fouten, tekortkomingen of nalatigheden van u of van derden, anderen dan de verwerkers van Hospidex Groep.

11.2. De totale aansprakelijkheid van Hospidex Groep is in alle gevallen beperkt tot 1.000,00 (duizend) Euro voor inbreuken op deze privacyverklaring en / of de Privacywetgeving.

12. Severability

12.1. Indien een bepaling in deze privacyverklaring onwettig of niet-afdwingbaar wordt geacht, zal die bepaling worden gewijzigd voor zover als nodig om deze bepaling wettig of afdwingbaar te maken, waarbij de oorspronkelijke betekenis van de bepaling zoveel als mogelijk behouden blijft.

12.2. Waar mogelijk, zullen de bepalingen van deze privacyverklaring op zodanige wijze worden geïnterpreteerd dat ze geldig en afdwingbaar zijn onder het toepasselijke recht. Indien een of meer bepalingen van deze privacyverklaring echter geheel of gedeeltelijk ongeldig, onwettig of niet-afdwingbaar blijken te zijn, dan blijft de rest van die bepaling en van deze privacyverklaring onverminderd van kracht alsof deze ongeldige, onwettige of niet-afdwingbare bepaling nooit was opgenomen.

 

13. Applicable law and competent court

13.1. U gaat ermee akkoord dat alle geschillen tussen u en Hospidex Groep in verband met Persoonsgegevens en privacy-aangelegenheden, exclusief worden beheerst door het Belgische recht.

13.2. Elk geschil in verband met Persoonsgegevens behoort tot de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Leuven met uitsluiting van iedere andere rechtbank.

Tienen, 15.11.2018