Politique de confidentialité
Votre vie privée chez Hospidex
1. Généralités
1.1. Ceci est la déclaration générale de confidentialité de Hospidex SA, dont le siège social est situé Grijpenlaan 23, 3300 Tirlemont et qui est inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0442.014.647, numéro de téléphone : +32 (0)16 77 89 31, e-mail: info@hospidex.eu (“Hospidex“) et/ou ses sociétés apparentées en vertu de la loi sur les sociétés (ci-après dénommées ensemble ou séparément “Groupe Hospidex“).
1.2. Cette déclaration de confidentialité s’applique à toutes les activités du Groupe Hospidex (par exemple sur le site web https://www.hospidex.eu) (“site web“), à moins qu’une autre déclaration de confidentialité plus spécifique ne s’y applique explicitement.
1.3. Le groupe Hospidex fournit des solutions dans des domaines spécifiques des soins de santé en distribuant des dispositifs médicaux et des produits de soins de santé connexes. Ces solutions sont destinées à la fois aux utilisateurs finaux dans l’environnement domestique, tels que les patients et les consommateurs, et aux utilisateurs professionnels tels que les hôpitaux, les maisons de repos et de soins, les entreprises pharmaceutiques et les distributeurs tels que les magasins de spécialités médicales, les partenaires de distribution, les pharmaciens… Dans ce contexte, le Groupe Hospidex travaille avec des fournisseurs, des partenaires de distribution, des clients agissant en tant qu’intermédiaires commerciaux et des utilisateurs finaux.
1.4. La présente déclaration de confidentialité est mise à votre disposition par voie électronique ou sur papier et peut toujours être consultée sous la rubrique « Politique de confidentialité » sur le site web.
1.5. Avec cette déclaration de confidentialité, le Groupe Hospidex vous informe en tant que personne concernée dont les données personnelles sont traitées par le Groupe Hospidex. Cette déclaration de confidentialité peut être modifiée par le Groupe Hospidex à tout moment. Vous devez donc la consulter régulièrement. La déclaration de confidentialité modifiée sera annoncée sur le site web. Elle entrera automatiquement en vigueur à la date de sa publication sur le site Web, comme indiqué au bas de la déclaration de confidentialité.
2. Le cadre juridique
2.1. Le Groupe Hospidex agit en tant que responsable du traitement de vos données personnelles qu’il obtient lorsque vous communiquez vos données personnelles directement ou indirectement au Groupe Hospidex ou que vous communiquez des données personnelles relatives à quelqu’un d’autre (par ex. via le site Web, un e-mail ou un contact personnel) (« Données personnelles »).
2.2. Le présent avis de confidentialité est soumis à la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel, telle que :
(i) la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel ;
(ii) le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) ;
(iii) toute autre réglementation applicable en matière de protection de la vie privée et de traitement des données à caractère personnel
(ensemble ou séparément, la « loi relative à la protection de la vie privée »).
2.3. En principe, cette déclaration de confidentialité s’applique à toutes les activités du Groupe Hospidex et donc, par exemple, à toutes les pages du site Web. Toutefois, cette déclaration de confidentialité ne s’applique pas aux activités de tiers ou aux pages de sites web de tiers auxquels il peut être fait référence ou à partir desquels il est fait référence au site web et auxquels une déclaration de confidentialité différente peut s’appliquer.
3. Fondements juridiques et applicabilité
3.1. Le Groupe Hospidex dispose des fondements juridiques suivants pour traiter vos données personnelles
(i) l’accord que vous avez conclu avec le Groupe Hospidex ;
(ii) le consentement libre, spécifique, informé et non ambigu que vous avez donné au Groupe Hospidex, à ses partenaires (par ex. sous-traitants ou entrepreneurs) pour traiter les données personnelles. Ce consentement peut être donné par n’importe quel moyen, tel que, mais sans s’y limiter : par lettre, e-mail, formulaire de consentement en ligne ou hors ligne, lien ou abonnement, ou verbalement ;
(iii) une obligation légale et/ou
(iv) un intérêt légitime du Groupe Hospidex.
3.2. Cette déclaration de confidentialité ne s’applique pas nécessairement aux services, activités ou produits de tiers (y compris les sites web ou applications auxquels il est fait référence via des hyperliens (même autorisés) sur notre site web) auxquels il pourrait être fait référence et auxquels une déclaration de confidentialité différente pourrait s’appliquer.
4. Objet de l’accord
4.1 Le Groupe Hospidex traite les données personnelles conformément aux dispositions de la législation sur la protection de la vie privée et de la présente déclaration de confidentialité, dans le but de :
(i) l’exercice de ses activités respectives, telles que définies à l’article 1.2 (y compris la conclusion et l’exécution d’accords à cette fin) ;
(ii) gérer une relation contractuelle (potentielle) avec vous et fournir des produits ou des services dans le cadre de cette relation (potentielle) ;
(iii) vous envoyer des informations sur (les modifications apportées à) votre produit acheté ;
(iv) l’envoi de factures de vente et d’autres documents commerciaux ;
(v) assurer le fonctionnement optimal du site web ;
(vi) mener des actions de marketing direct (similaires ou non) concernant ses activités, telles que des promotions, des mises à jour, des promotions et des services spécifiques, des bulletins d’information, des brochures d’information, des courriers électroniques, du matériel de marketing et d’autres informations sur le groupe Hospidex ou l’industrie qui peuvent être intéressantes ou utiles ;
(vii) la création d’un accès personnel (compte) sur le site web;
(viii) compréhension de vos besoins et préférences afin que le Groupe Hospidex puisse mieux adapter ses offres, produits ou pratiques en conséquence ;
(ix) objectifs statistiques ;
(x) transmission aux sous-traitants et contractants pour l’exécution de ce qui précède ;
(xi) conformité avec les réglementations applicables (ci-après collectivement ou individuellement les “objectifs“).
5. Données à caractère personnel
5.1. Le Groupe Hospidex peut demander, collecter et traiter des données personnelles qui :
(i) peuvent être utiles pour la Finalité, telles que le prénom, le nom, l’adresse, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone, le numéro de compte bancaire, l’adresse IP, les intérêts et préférences professionnels, d’autres informations fournies au Groupe Hospidex et des cookies ;
ii) collectées dans le cadre des activités du Groupe Hospidex telles que stipulées à l’article 1.2.
5.2. En s’enregistrant sur le site Web ou d’autres sites Web ou en le communiquant au Groupe Hospidex, les données personnelles sont automatiquement accessibles au Groupe Hospidex et seront utilisées aux fins prévues.
6. Transfert à des tiers
6.1. Le Groupe Hospidex peut faire appel à des sous-traitants ou à des partenaires pour effectuer certaines activités de traitement (par exemple, l’hébergement du site web, d’autres objectifs TIC, etc….). Le Groupe Hospidex conclut un accord de traitement avec ces tiers qui peuvent avoir accès aux données personnelles.
6.2. Le Groupe Hospidex garantit qu’il ne transférera pas de données à caractère personnel à des tiers autres que les membres du groupe (voir la définition de l’article 1.1) et ceux énumérés à l’article 6.1, à moins que:
(i) elle a l’obligation légale de transférer les données à caractère personnel ;
(ii) le Groupe Hospidex a un intérêt légitime à le faire.
6.3. Les tiers auxquels le Groupe Hospidex a le droit ou l’obligation de divulguer les données personnelles sur la base des catégories susmentionnées peuvent être situés à l’intérieur et à l’extérieur de l’Union européenne. Les données personnelles fournies peuvent donc également être communiquées à des sociétés ou des entités situées dans des pays non membres de l’Union européenne. Dans le cadre du transfert des données personnelles, le Groupe Hospidex n’est pas responsable et ne peut être tenu responsable du traitement ultérieur des données personnelles par des tiers, autres que les sous-traitants du Groupe Hospidex.
7. Déclarations et assurances
7.1 Vous garantissez que vous êtes autorisé (au nom de la personne concernée) à transférer ses données personnelles au Groupe Hospidex, par exemple de vous-même, de vos employés, de vos partenaires… Vous garantissez que, dans la mesure nécessaire, vous avez obtenu les consentements nécessaires pour le transfert des données personnelles obtenues ci-dessus et que vous indemniserez et tiendrez le Groupe Hospidex à l’écart de toute réclamation (y compris pour des dommages) à cet égard.
7.2 En acceptant cette déclaration de confidentialité, vous garantissez que les données (personnelles) que vous communiquez sont correctes et complètes.
7.3 Vous êtes conscient que toute violation de cette disposition sera considérée comme une faute grave.
7.4 La communication de fausses identités, de données incomplètes ou inexactes, ou de données appartenant à des tiers qui n’ont pas autorisé le visiteur/utilisateur à le faire, peut avoir pour conséquence que le visiteur/utilisateur se voit refuser, temporairement ou définitivement, tout accès, en tout ou en partie, au site web.
8. Délai de traitement
Le Groupe Hospidex stocke et peut utiliser les données personnelles conformément à cette déclaration de confidentialité et aux lois sur la protection de la vie privée aussi longtemps que nécessaire pour atteindre l’objectif et, dans tous les cas, pendant 10 ans après la fin de votre dernier accord avec le Groupe Hospidex. Par la suite, le Groupe Hospidex supprimera les données personnelles.
9. Droits de l’homme
9.1. La loi sur la protection de la vie privée accorde à chacun un certain nombre de droits concernant ses données à caractère personnel. Chacun a le droit, gratuitement, en ce qui concerne les données personnelles le concernant :
(i) de les consulter et de les copier ;
(ii) de les faire corriger si elles contiennent des erreurs ;
(iii) de les faire effacer dans la mesure où :
a. elles ne sont plus nécessaires pour atteindre l’objectif ;
b. le consentement est retiré et il n’y a pas d’autre base légale pour traiter les données personnelles ;
c. une objection est faite et il n’y a pas d’autre base légale pour traiter les données personnelles ;
d. les données personnelles ont été traitées irrégulièrement ;
e. il y a une obligation légale d’effacer les données à caractère personnel;
(iv) la limitation du traitement des données à caractère personnel ;
(v) le transfert des données à caractère personnel à un tiers ;
(vi) s’opposer au traitement de vos données personnelles, en particulier dans le cadre du marketing direct ;
(vii) de retirer le consentement sur la base duquel le Groupe Hospidex est autorisé à les traiter ;
(viii) d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (“Commission de la protection de la vie privée” ou “Commission de la protection de la vie privée”) s’il/elle estime que le traitement de ses données à caractère personnel viole la loi sur la protection de la vie privée.
9.2. Sous réserve d’une preuve d’identité (copie de la carte d’identité avant), pour exercer les droits susmentionnés et pour toute autre question, vous pouvez envoyer une demande écrite, datée et signée par lettre à Hospidex NV, Grijpenlaan 23, 3300 Tienen ou par e-mail à info@hospidex.eu
9.3. L’exercice des droits susmentionnés est toutefois soumis aux exigences et conditions énoncées dans la loi sur la protection de la vie privée.
10. Stockage et sécurité
10.1. Les données personnelles seront conservées au sein du Groupe Hospidex ou chez son fournisseur de TIC, situé dans l’UE.
10.2. Hospidex s’engage à prendre (ou à avoir pris) toutes les mesures raisonnables pour assurer la protection des données personnelles contre la perte, la destruction, l’altération ou l’accès non autorisé par le biais d’exigences de sécurité technique et de politiques de sécurité adéquates.
10.3. Vous reconnaissez et acceptez que la transmission et la conservation de données personnelles ne sont jamais sans risque et que, par conséquent, les dommages que vous ou la personne concernée subiraient en raison de l’utilisation illégale de données personnelles par des tiers ne peuvent jamais être récupérés par le Groupe Hospidex.
10.4. Si vous avez connaissance d’une fuite de données, vous devez en informer Hospidex SA sans délai et au plus tard dans les 2 heures par téléphone au n° + 32 16 77 89 31 et/ou par e-mail à l’adresse info@hospidex.eu
11. Responsabilité
11.1. Le Groupe Hospidex ne peut être tenu responsable que des dommages résultant du traitement des données personnelles en raison d’une erreur ou d’une négligence du Groupe Hospidex. En aucun cas le Groupe Hospidex ne peut être tenu responsable (i) en cas de force majeure, (ii) pour des dommages indirects ou consécutifs, (iii) pour tout dommage résultant d’erreurs, de lacunes ou de négligence de votre part ou de tiers, autres que les processeurs du Groupe Hospidex.
11.2. La responsabilité totale du Groupe Hospidex est limitée dans tous les cas à 1.000,00 (mille) euros pour les violations de cette déclaration de confidentialité et/ou de la loi sur la protection de la vie privée.
12. Divisibilité
12.1. Si une disposition de la présente Déclaration de confidentialité est jugée illégale ou inapplicable, cette disposition sera modifiée dans la mesure nécessaire pour la rendre légale ou applicable, tout en préservant autant que possible le sens initial de la disposition.
12.2. Dans la mesure du possible, les dispositions du présent avis de confidentialité seront interprétées de manière à être valides et applicables en vertu de la législation en vigueur. Toutefois, si une ou plusieurs dispositions du présent avis de confidentialité sont jugées invalides, illégales ou inapplicables en tout ou en partie, le reste de cette disposition et du présent avis de confidentialité restera pleinement en vigueur comme si cette disposition invalide, illégale ou inapplicable n’avait jamais été incluse.
13. Droit applicable et juridiction compétente
13.1. Vous acceptez que tous les litiges entre vous et le Groupe Hospidex relatifs aux données personnelles et aux questions de confidentialité soient exclusivement régis par le droit belge.
13.2. Tout litige relatif aux données à caractère personnel relève de la compétence exclusive des tribunaux de Louvain, à l’exclusion de tout autre tribunal.
Tirlemont, 15.11.2018